紙があたりまえ、という常識を壊す。
BPRデジタリゼーション推進プロジェクト。

ビジネスサービス本部とは、経理や人事といったグループのバックオフィス機能を集約してサポートする部門である。中には、会計センターという従業員170名を超えるシェアードサービスの業務部門も。これらの部門を統括する、ビジネスサービス本部とITソリューション開発本部において立ち上がった BPRデジタリゼーション推進プロジェクト。業務部門責任者の時本昌幸は、プロジェクトの開始の発端をこう語る。

「店舗の裏側には、事務処理業務がたくさんあるんです。経費で使用する物品やサービスは本部一括発注だと思われがちなのですが、そうではないんです。たとえば、事務用品の発注・請求書受け取りは個店ごと。煩雑な業務がたくさんある中で、それらを最小化できないかという発想で目をつけたのが、給与明細です。給与明細を店舗や事業所別に仕分ける。全店舗へ発送する。封を開ける。責任者が一人ひとりに手渡しする。従業員のシフトを配慮しながら期日までに確実に渡す。簡単なことのように思えますが、この作業にかかる時間をまるまるカットできたら。郵送費や紙代や印刷費をカットできたら。紛失や遅延のリスクをカットできたら。1人、1店舗の視点で見るとわずかな業務に見えますが、会社全体、グループ全体で考えてみたら。たとえば、中核企業であるイオンリテールの従業員数だけでも約14万人。時間とコストを天秤にかけてみると、取り組むべきテーマであることは明白でした。」

理想と現実を、行ったり来たり。
着地点を見出していく。

IT企業に属しながら、現場の業務という視点を最優先しながらプロジェクトを推進するビジネスサービス本部。だからこそ、現場はどうなっているのか。どんな姿を目指すことがベストなのか。全体の業務プロセスをもう一度見直して、新たな業務のシナリオを設計することを大事にしている。また、イオングループは、圧倒的に店舗勤務の人間が多いという特徴も。全員が情報をパソコンで確認できる環境にあるわけではない。IT化にあたっての大きな壁である。このような課題に対して、時本はどう立ち向かったのだろうか。

「まず、プロセスをすべて分解し、一つひとつの工程を細かく検証します。パソコン・スマホで確認できない人はどの程度いるのか。その人たちが店舗で確認するためのパソコンの台数は足りているか。産休などの理由で店舗に来られない人はどうしたらいいか。誰かが代理で確認・発送するプロセスをどう組むか。代理の権利はどのデータに紐付けて発行するか、など一つひとつを丁寧に分解して、理想と現実の間をいったりきたりしながら、着地点を見出していきます。一方で、システム化に向けた動きも。今回はコストと導入期間の短さを考慮し、外部のパッケージをベースに構築。ただ、手作業などを極力減らすために、できるだけ自動化できるようカスタムも必要でした。特に人事異動が頻繁に起こる職場であるため、権限の変更などで業務がふくらむリスクは考慮しました。このように様々な観点から見てベストを導く。そこにはパズルを解いていくような地道で膨大なプロセスがあります。」

これからチャレンジしたいこと。
ソリューションを生み出す人材に
必要なこと。

業務効率の観点から見ると、改革はまだまだ始まったばかりだと語る時本。他にはどんなことを企んでいるのだろうか。

「紙があるところには、業務効率改善のヒントがあります。各社バラバラの仕様で届く、紙の請求書の支払い処理。OCR技術を使って自動化できないだろうかと。従業員の雇用契約書なども可能性がありますね。ポリシーとして掲げているのは『3〜5年後も運営できる業務を設計する』ということ。だからこそ、社会の動きを察知することも重要です。たとえば、年々厳しくなる採用環境。店舗が人を採用できない。採用できないと営業できない。業務が増えた時、どうするのか。500人から600人に増えた場合のオペレーションはどう変わるのか。未来思考を膨らませながら考えています。他には、報告業務にも可能性を感じています。会社組織では、報告を求められることが多い。Excelや紙にまとめて報告する。でも、このプロセスが既に可視化されていて、自由に確認できる状態にあったら、わざわざまとめて報告する必要はなくなるわけです。報告のための無駄なやりとりがゼロになる。人の評価や稟議などもその一環ですよね。既に共有化できていれば、評価シートや稟議書を探す手間もかからない。」

「私たちはグループの機能会社ですから、事業会社およびグループの困りごとの解決することが仕事です。役にたてないと存在価値がないんです。事業会社のために、グループのために、お客さまのために。たくさんの視点を持ちながら、業務改善に取り組んでいます。常日頃、大事だと思っていることは『新しい視点を持つ』ということです。たとえば、グループの常識やイオンアイビスの常識だけで考えていると、イオングループを変えるような解決策は見出すことはできない。だからこそ、新しい視点や考え方を持った方の力が重要だと思っています。これまで培ってきたスキルと経験に若い力を融合させながら、終わりなきミッションに挑んでいきたいと思っています。」